公共基礎(chǔ)知識(shí)公文寫(xiě)作：公文格式

公文格式，即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個(gè)組成部分的構(gòu)成方式，它和文種是公文外在形式的兩個(gè)重要方面，直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。

1、公文格式

標(biāo)題

公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類(lèi)三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。

主送機(jī)關(guān)

上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān);下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可采用抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫(xiě)在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫(xiě)。 在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體排印，回行時(shí)頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號(hào)。

正文

這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫(xiě)法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。 文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用。

發(fā)文機(jī)關(guān)

寫(xiě)在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫(xiě)全稱。也可蓋印，不寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效的憑證。

發(fā)文日期

公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開(kāi)始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開(kāi)。發(fā)文日期必須寫(xiě)明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的決議、決定等以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)。應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右邊空4個(gè)字，用3號(hào)仿宋體排印,發(fā)文單位署名在成文日期上一行和日期居中對(duì)齊。

抄送單位

是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。一般均用上下兩條線隔開(kāi)，抄送指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容(需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容)的上級(jí)、下級(jí)和無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開(kāi)，抄送機(jī)關(guān)名稱前加“抄送”2字用3號(hào)仿宋體字左邊空1字排字，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)或逗號(hào)隔開(kāi)，末尾用句號(hào)。一行不夠用二行,二行與冒號(hào)后對(duì)齊。

文件版頭

正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機(jī)關(guān))文件”，下面加一條紅線(黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星)襯托。

公文編號(hào)

一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。如：“國(guó)發(fā)〔1997〕5號(hào)”，代表的是國(guó)務(wù)院一九九七年第五號(hào)發(fā)文。“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的代字，“〔1997〕”是年號(hào)，(年號(hào)要使用方括號(hào)“〔〕”)，“5號(hào)”是發(fā)文順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號(hào)。編號(hào)的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號(hào)的作用：在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找;在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。

簽發(fā)人

許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

機(jī)密等級(jí)

機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置：通常定格標(biāo)在版心右上角第一行。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件版頭的左上方，以便查對(duì)、清退。

緊急程度

這是對(duì)公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

閱讀范圍

根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號(hào)。如：“(此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí))”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

附件

這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后 、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫(xiě)“附件如文”或者只寫(xiě)“附件×件”。

置于主件之后，另起一頁(yè)開(kāi)始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個(gè)字，用3號(hào)仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有2個(gè)以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號(hào)。附件名稱長(zhǎng)需要回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與附件名稱的文字對(duì)齊序號(hào)后面用小圓點(diǎn)。 例如“附件：1.XXXXXXXXXX” 附件的首頁(yè)左上角頂格用3號(hào)黑體字排印“附件”2字及附件的順序號(hào)。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫(xiě)、橫排。擬寫(xiě)、謄寫(xiě)公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫(xiě)。公文紙一般用16開(kāi)，在左側(cè)裝訂。

印章

除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。

印制版記

由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號(hào)仿宋體字排印。印發(fā)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字;下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。

公文格式的三要素：標(biāo)題、正文、版記。

2、特定格式

信函式格式

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定;發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說(shuō)明。

命令格式

命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識(shí)標(biāo)識(shí)令號(hào);令號(hào)下空2行標(biāo)識(shí)正文;正文下一行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù);聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。

會(huì)議紀(jì)要格式

會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“×××××會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同8.1.4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。

3、公文用紙

采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊(天頭)寬為20mm±0.5mm，下白(地腳)寬7mm±0.5mm，左白邊(訂口)寬20mm±0.5mm，右白邊(翻口)寬15mm±0.5mm。首頁(yè)不要頁(yè)碼.為了防止出現(xiàn)“此頁(yè)無(wú)正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時(shí)，每頁(yè)既可減少1行，每行可減少1―2個(gè)字，也可每頁(yè)增加1―2行，每行增加1―2個(gè)字。 公文要雙面印刷。 公文頁(yè)碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。 公文裝訂與公文排印一致，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。